SÁNG TẠO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN?

Sáng tạo tại hiện trường trong tổ chức sự kiện cần những yếu tố như sự nhanh lẹ, kỹ năng quan sát và kỹ năng nắm bắt vấn đề…để đưa ra ý tưởng, quyết định đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn. Trong bài viết này, công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Phú Quốc - YesEvents, xin chia sẻ một trường hợp sáng tạo đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong giai đoạn chuẩn bị.

Trong công ty tổ chức sự kiện, vị trí Quản lý sản xuất có cần sáng tạo?

Khách hàng của chúng tôi là một trong những ngân hàng lớn và uy tín tại Việt Nam. Hằng năm, hội nghị triển khai kinh doanh được tổ chức với từng chủ đề khác nhau. Tuy nhiên vào năm 2016, ngoài những yêu cầu tương tự như những hội nghị trước, hội nghị lần này khách hàng yêu cầu phải có điểm nhấn mới lạ cho biểu tượng (icon) mới trong hai ngày hội nghị và trong đêm vinh danh. Đối với một công ty tổ chức sự kiện uy tín thì đây là những yêu cầu luôn phải đáp ứng nhưng đáp ứng thế nào cho phù hợp, sáng tạo…là việc tốn nhiều thời gian để đưa ra ý tưởng phù hợp cho từng sự kiện của khách hàng.

Như trong lần chia sẻ trước, việc suy nghĩ những ý tưởng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và để thắng thầu là công việc của Account Director/Account Manager, Event Director/Event Manager trong công ty tổ chức sự kiện; nhưng lần này ý tưởng về điểm nhấn cho biểu tượng trong hội nghị và cho phần vinh danh lại xuất phát từ một anh bạn đồng nghiệp với chức danh Quản lý Sản xuất. Ý tưởng này được tán thành và đánh giá cao của tất cả thành viên trong ban tổ chức của khách hàng.

Họ đã sáng tạo như thế nào trong tổ chức sự kiện?

Ý tưởng của anh bạn đồng nghiệp là biểu tượng mới của khách hàng sẽ xuất hiện bất ngờ ở giữa và ngay mép trong sân khấu sau tiết mục múa cánh chim LED với chủ đề của chương trình. Khi đến phần vinh danh thì biểu tượng này sẽ xoay mặt sau ra phía trước, bên trong mặt sau có đặt sẳn một cúp vinh danh. Sau đó, nhân viên hỗ trợ tiến tới lấy cúp vinh danh đưa cho người trao giải để trao. Biểu tượng này phải xoay ra, xoay vào liên tục và mỗi lần là một cúp có tên cá nhân hoặc đơn vị nhận giải khác nhau. Do vậy, biểu tượng quay phải đúng lúc, nhịp nhàng với các diễn biến trên sân khấu; và quan trọng là phải an toàn (không bị trục trặc) trong phần trao giải vinh danh quan trọng. Anh bạn đồng nghiệp của chúng tôi đưa ra đề xuất là không sử dụng hệ thống điều khiển bằng mô tơ, thay vào đó là anh ta ngồi phía sau dùng tay để xoay mỗi khi có tín hiệu thông báo của chúng tôi bằng bộ đàm. Phần vinh danh này diễn ra suôn sẻ, đáp ứng yêu cầu và mong đợi của khách hàng. Chúng tôi và tất cả nhà cung cấp được toàn thể ban tổ chức vỗ tay khen thưởng ngay sau chương trình.

HÌNH ẢNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Trong công ty tổ chức sự kiện, sáng tạo từ các cá nhân tạo ra tập thể sáng tạo

Yêu cầu của khách hàng sẽ không được đáp ứng nếu không có sự sáng tạo của các nhân viên ở mọi vị trí công việc, ở mọi thời điểm để cùng nhau làm hài lòng khách hàng ở mức tốt nhất theo khả năng và cùng nhau tạo ra sự thành công cho công ty. Năng lực cá nhân không tạo ra thành công cho tập thể mà là sự kết hợp năng lực của các cá nhân mới tạo ra năng lực của tập thể. Trong công ty tổ chức sự kiện YesEvents, chúng tôi khuyến khích và đánh giá cao năng lực của cá nhân và sự gắn kết để tạo ra một tập thể sáng tạo, năng động, tận tâm.

Công ty YesEvents là công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Tp.HCM, có văn phòng tại Phú Quốc.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện | Sáng tạo như thế nào?