Top 10 phẩm chất của người quản lý sự kiện

Bạn có biết nghề "Điều phối viên sự kiện” được nằm trong danh sách những công việc căng thẳng nhất trong năm 2016? Và nghề sự kiện chỉ được liệt kê sau nghề quân nhân, lính cứu hoả, phi công, và sĩ quan cảnh sát. Để tổ chức sự kiện thành công thì cần phải có hàng loạt các kỹ năng – và tinh thần thép.

Để tôn vinh những người hùng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, dưới đây là top 10 phẩm chất của người quản lý sự kiện thành công.

1. Họ có những có kỹ năng đối nhân xử thế. Phẩm chất đầu tiên được chia sẻ bởi những nhà quản lý sự kiện? Những kỹ năng đối nhân xử thế.

Người quản lý cần phải cảm thấy thoải mái khi kết nối với các nhân viên cấp cao, quan chức Chính phủ, các nhà cung cấp, đồng nghiệp, đại diện các nhà tài trợ, khách hàng, giám sát viên, nhân viên, và những người tham dự sự kiện. Để làm việc thành công với nhiều người cùng một lúc, bạn sẽ cần phải có khả năng giải quyết xung đột, trở thành một nhà đàm phán tự tin nhưng vui vẻ, và duy trì khiếu hài hước của bạn.

Hãy ghi nhớ việc nên vui vẻ với công việc bạn thực hiện và những người bạn làm việc cùng. Họ sẽ muốn làm việc với bạn thêm những lần sau. Bạn không thể hoàn thành toàn bộ công việc một mình, vì vậy xây dựng mối quan hệ chính là chìa khoá

2. Họ là người linh động. Các nhà quản lý sự kiện phải có khả năng gấp đôi người lao công và lính cứu hoả. Dọn dẹp những thứ hỗn độn và dập tắt đám cháy – nhanh chóng, tĩnh lặng, và hiệu quả - đó là một phần của công việc. Giữ bình tĩnh, xử lý nó, và quay về tiếp tục chạy sự kiện.

3. Họ là người giỏi lắng nghe. Khả năng thấu hiểu của người quản lý sự kiện về các bên liên quan chủ chốt để biết họ muốn gì từ sự kiện của bạn rất quan trọng. Khách hàng có thể không biết về lĩnh vực sự kiện, vì vậy họ không thể nói những từ chuyên môn hay biết những gì thực tế. Bạn phải có khả năng nhận ra nhu cầu của khách hàng và đảm bảo rằng các bên đối tác đều có chung những mong muốn này. Tập trung chú ý vào những gì được nói đến – những gì không được nói đến – trong các cuộc hội thoại quan trọng. Khai thác những nhu cầu được nhắc đến (Và không được nhắc đến) trong suốt thời gian bạn lên kế hoạch dự án sẽ giúp bạn đi trước một bước.

4. Họ là người có tổ chức. Để thực hiện thành công bất kì sự kiện nào, họ cần có khả năng sắp xếp nhiều công việc cùng một lúc. Năng lực thực hiện đa tác vụ được yêu cầu cho cả kế hoạch suôn sẻ và thực hiện sự kiện hoàn hảo. Những nhà kế hoạch tốt nhất có hệ thống quản lý hoàn hảo, danh sách kiểm tra từng bước, và các công cụ hữu ích. Làm việc trong lĩnh vực sự kiện đòi hỏi khả năng tập trung vào toàn cảnh trong khi vẫn theo dõi toàn bộ các tiểu tiết. Để tránh quá tải công việc dẫn đến kiệt sức, hãy thoải mái bàn giao một số nhiệm vụ làm mất thời gian của bạn. Và nếu mọi thứ không theo như kế hoạch, đừng ngại chuyển sang kế hoạch "B”

5. Họ là người có đam mê. Với tất cả căng thẳng từ công việc, bạn cần thực sự yêu thích những gì bạn làm. Niềm đam mê đích thực sẽ giúp bạn vượt qua những va chạm trên con đường và giữ bình tĩnh khi mọi thứ dường như đã mất kiểm soát. Nó cũng dẫn đến sự bùng nổ sáng tạo và niềm cảm hứng để tạo ra một điều gì đó tuyệt vời thay vì chỉ cố gắng cho qua ngày. Những thứ như quản lý thời gian có thể học được, nhưng bạn không thể dạy được đam mê, và bạn sẽ cần có nó để có thể thành công. Trở thành nhà quản lý sự kiện đôi khi, có thể là một công việc bạc bẽo; nó cần nhiều đam mê hơn là đồng lương bạn nhận được

6. Họ là những người giao tiếp tốt. Giao tiếp rõ ràng, kiên định, và tử tế sẽ giúp bạn trở thành người lãnh đạo của nhóm, giữ mọi người đi đúng hướng, và đảm bảo các mục tiêu của sự kiện phải được rõ ràng cho mọi người tham gia tổ chức. Điều đó cũng cho phép bạn chia sẻ hiệu quả về tầm nhìn và khiến người khác cảm thấy hào hứng với nó. Giao tiếp theo cách tôn trọng với tất cả mọi người và đừng bao giờ hạ thấp một ai. Chấp nhận những lời phê bình và cởi mở với những ý tưởng mới. Mọi người đều đóng góp một phần thành công trong sự kiện, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn giao tiếp với họ một cách rõ ràng, tự tin, và uỷ quyền.

7. Họ là người bình tĩnh trước áp lực. Nhóm của bạn sẽ tìm đến bạn để có câu trả lời cho hầu hết mọi thứ. Trong khoảnh khắc căng thẳng, họ không thể dựa vào người quản lý không vững nghề và đưa ra những quyết định tồi tệ bởi vì họ đã bị suy sụp dưới những áp lực. Các nhà quản lý sự kiện thành công luôn bình tĩnh và tiếp tục đối xử một cách tôn trọng với mọi người, bất kể điều gì. Cố gắng giữ bình tĩnh và tự chủ trong khi xử sự với những người khác, ngay cả khi bên trong bạn bồn chồn không yên.

8. Họ là người giải quyết vấn đề một cách sáng tạo. Cho dù đó là theo dõi một số băng keo khẩn cấp hoặc làm lại một bài thuyết trình quan trọng vào phút cuối, bạn cần phải có phương pháp với những thứ bạn có. Không quan trọng bạn có chuẩn bị kế hoạch tốt đến đâu, một vài thứ sẽ đi sai hướng. Và sẽ dễ dàng giải quyết hơn rất nhiều nếu bạn thích sáng tạo để tìm ra giải pháp cho những thách thức phát sinh.

9. Họ là người biết đưa ra quyết định. Những người quản lý sự kiện cần phải có khả năng đưa ra nhiều quyết định trong cùng một lúc, và thực hiện nó nhanh chóng. Quan trọng hơn, họ cần có khả năng để nhận ra khi nào là quá trễ để thay đổi các quyết định – Và đi cùng với họ là sự quyết tâm.

10. Họ là những người có kinh nghiệm. Mọi người sẽ tín nhiệm bạn hơn nếu bạn là người có có kinh nghiệm sâu sắc. Công vệc của bạn sẽ thuận lợi hơn rất nhiều khi có thể lường trước được những thử thách bất ngờ trong sự kiện. Thêm vào đó, người quản lý có kinh nghiệm có một mạng lưới các chuyên gia đáng tin cậy để hỗ trợ khi mọi thứ trở nên khó khăn. Nếu bạn chưa có quá nhiều kinh nghiệm, đừng lo lắng! Hãy kiên nhẫn
    
    

Cre: Eventbrite Blog

YesEvents là công ty tổ chức sự kiện uy tín, có văn phòng tại Tp.HCM và tại Phú Quốc.