Đối với những cuộc họp hoặc hội thảo, tập huấn không quan trọng và với ít người tham dự (dưới 10 người) trong phòng họp nhỏ thì đôi khi không cần hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu. Nhưng đối với các sự kiện hội thảo, hội nghị…có những trình bày quan trọng và đông người tham dự thì nhất thiết phải có thiết bị phù hợp.
Những thiết bị cần thiết cho tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị như sau:
Âm thanh trong sự kiện hội thảo, hội nghị là rất quan trọng vì mục đích chính là truyền đạt thông tin rõ ràng giữa người nói và người nghe. Âm thanh phải điều chỉnh sao cho tất cả mọi người ở mọi vị trí trong phòng họp đều nghe rõ ở một mức độ tầng suất vừa phải, cũng như không bị rè.
Ánh sáng trong hội nghị, hội thảo thì quan trọng cũng không kém so với hệ thống âm thanh. Hệ thống ánh sáng phải sao cho không chói mắt diễn giả, làm nổi bật diễn giả, sáng đều trên sân khấu, và không cần hiệu ứng mạnh. Thường thì đèn fesnel và đèn profile luôn được dung trong sự kiện hội nghị, hội thảo. Nếu có tiết mục văn nghệ hoặc có yêu cầu đặc biệt thì có thể sử dụng thêm các loại đèn khác.
Trong hội thảo, hội nghị thì thiết bị trình chiếu được xem như là không thể thiếu. Để tổ chức thành công thì việc chuẩn bị thiết bị trình chiếu cho sự kiện hội nghị và hội thảo cần các thiết bị chính như sau:
Màn hình LEDĐây là loại màn hình được sử dụng nhiều nhất cho các sự kiện hội thảo và hội nghị có số lượng người tham dự đông. Chúng ta có thể ghép màn hình LED để có kích thước lớn và hình dáng khác nhau. Ngoài việc sử dụng màn hình LED cho các hội nghị, hội thảo; các công ty tổ chức sự kiện còn sử dụng màn hình LED trong hội thảo ra mắt sản phẩm vì tạo nhiều hiệu ứng trong việc quảng bá thương hiệu và sản phẩm. Tuy nhiên, khi sử dụng màn hình LED thì khoảng cách từ màn hình đến người ngồi gần nhất thì ít nhất từ 4 đến 5 mét để tránh bị chói mắt.
Máy chiếu được sử dụng cho các hội thảo, hội nghị có số người tham dự khoảng 100 người trở lại vì màn chiếu không có kích thước lớn. Máy chiếu có nhiều loại (tùy theo độ phân giải) và có thể chiếu từ phía trước hoặc phía sau màn chiếu nhưng phải sử dụng màn chiếu thích hợp. Người tham dự có thể ngồi cách màn chiếu khoảng 2 mét mà không bị chói mắt vì màn chiếu mịn hơn màn hình LED. Hiện nay có các loại máy chiếu có độ phân giải HD và tới 4K.
Đây là màn hình để diễn giả nhìn thấy bài thuyết trình của mình. Màn hình nhắc bài được đặt trên sàn phía trước sân khấu ở vị trí mà diễn giả dễ nhìn thấy nhất. Trong sự kiện hội thảo và hội nghị, màn hình này được dùng để nhắc ghi chú, nhắc slide đang trình bày, nhắc slide kế tiếp. Tại Việt Nam, các công ty tổ chức sự kiện thường sử dụng tivi LCD/Plasma làm màn hình nhắc bài.
Trong các hội nghị, hội thảo mà ban tổ chức muốn các diễn giả thực hiện phần trình bày của họ trong một khoảng thời gian nhất định thì họ sử dụng thêm một màn hình đồng hồ đếm ngược. Tivi LCD/Plasma cũng được dùng làm màn hình nhắc bài, được kết nối với một laptop có phần mềm đồng hồ đếm ngược.
Đối với các hội nghị và hội thảo mà vị trí đặt laptop gần với diễn giả (tối đa khoảng 10 mét) thì có thể sử dụng các loại clicker thông thường để điều khiển file power point. Tuy nhiên, khi mà vị trí đặt laptop xa hơn 10 mét thì công ty tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo thường sử dụng các loại clicker chuyên dụng. Các loại clicker này bắt sóng mạnh và xa.
Laptop là một thiết bị không thể thiếu cho phần trình bày trong hội nghị, hội thảo. Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và kinh nghiệm luôn sử dụng laptop có cầu hình mạnh, hoạt động ổn định, cài các phần mềm có bản quyền, và luôn sử dụng 2 laptop để dự phòng.
Dù có sử dụng thiết bị tốt đến đâu nhưng yếu tố quyết định sự thành công của hội thảo vẫn là con người. Công ty tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp và uy tín luôn có những nhân viên giỏi. Họ hỗ trợ ban tổ chức và diễn giả điều khiển các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu một cách trơn tru và đúng theo yêu cầu. Họ có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm trong việc nắm rõ kịch bản, dự đoán tốt các tình huống, xử lý các vấn đề một các nhanh nhẹn và chính xác.
CÁC HỘI THÀO VÀ HỘI NGHỊ ĐÃ TỔ CHỨC
Công ty tổ chức sự kiện Phú Quốc – YesEvents chuyên cung cấp dịch vụ và tổ chức hội thảo hội nghị. Với hơn 10 năm trong nghề, công ty sự kiện YesEvents đã tham gia và tổ chức thành công nhiều sự kiện hội nghị, hội thảo cho khách hàng trong và ngoài nước. YesEvents có văn phòng tại Tp.HCM.