"Hiệp Sĩ Săn Bắt Cướp" trong Event Proposal

"Hiệp Sĩ Săn Bắt Cướp” Trong Event Proposal

Trong bài viết trước, công ty tổ chức sự kiện YesEvents tại Phú Quốc đã chia sẻ cách áp dụng tháp Maslow trong event proposal. Bài viết này YesEvents sẽ chia sẻ những yếu tố cần thiết trong một event proposal cho khách hàng doanh nghiệp.

Để có một event proposal phù hợp cho sự kiện khách hàng doanh nghiệp, chúng ta có thể áp dụng linh hoạt và sáng tạo công thức HSSBC (thường được gọi là "Hiệp Sĩ Săn Bắt Cướp”) đang khá phổ biến trong digital marketing.

1. H – Headline trong event proposal cho doanh nghiệp

Nếu theo digital marketing thì là phần tiêu đề nhưng nếu áp dụng vào event proposal thì có thể hiểu là phần chủ đề của sự kiện. Chủ đề phải tạo được ấn tượng, gây tò mò, dễ đọc, dễ hiểu, dễ nhớ, mới lạ. Chủ đề có thể được xem như là "Umbrella Idea” cho toàn bộ sự kiện.

Chủ đề event proposal thì tùy vào từng loại sự kiện doanh nghiệp nhưng nhìn chung đều cần có những yếu tố sau:

• Tối đa gồm 8 từ có thể là câu đối, câu đơn (câu đơn bình thường, câu đơn rút gọn, câu đơn đặc biệt), câu đơn ghép, câu phúc…
• Bao gồm tên thương hiệu
• Truyền tải được thông điệp chính
• Gồm từ khóa chính của sự kiện
• Sử dụng con số khủng, từ ngữ theo xu hướng (trend)

Có thể tham khảo vài chủ đề mà công ty tổ chức sự kiện tại Phú Quốc – YesEvents nhận thấy khá chỉnh chu và có ý nghĩa: Gọi Ngày Mới, Success & Forward to The Future, Lễ Tình Nhân Gắn Kết Tình Thân, All in Disco, Nàng Ngọc Vươn Mình, We Change The Games Bền Kết Nối - Vững Trọng Tâm, BienDong Cinema, Anticipate Tomorrow – Deliver Today, Breaking the Barriers, Hand in Hand Together …

2. S A – Selling Point A trong proposal tổ chức sự kiện

Trong công thức HSSBC thì SA là những gì bạn có mà đối thủ không có. Trong event proposal thì S1 là những ý tưởng được triển khai từ chủ đề. Nó nhằm để diễn giải, chứng minh cho chủ đề, giúp cho khách tham dự sự kiện hiểu rõ ý nghĩa của chủ đề sự kiện và thông điệp muốn truyền tải.

SA này gồm những ý tưởng về thiết kế (hình ảnh chủ đạo, các hình ảnh trực quan (visual), artwork, hạng mục trang trí và trưng bày..), ý tưởng về các hoạt động và các tiết mục…trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Những ý tưởng này có mốt liên kết chặt chẽ và bổ sung cho nhau – vài ý tưởng sẽ tạo điểm nhấn cho sự kiện.

Những ý tưởng này cần phải tạo ra một "câu chuyện” hay để truyền tải đầy đủ các thông điệp (trong suốt thời gian tổ chức sự kiện) đến khách tham dự và làm cho họ cảm nhận được bằng cả cảm xúc lẫn vật lý.

Có thể giống hoặc tương tự nhau về chủ đề tổ chức sự kiện nhưng quan trọng là sáng tạo ra các ý tưởng và triển khai thực hiện ý tưởng – đây mới là quan trọng. Do vậy, SA được xem là những gì bạn có mà đối thủ không có. Và đây cũng là lý do khách hàng chọn bạn thay vì chọn đối thủ của bạn.

3. SB – Selling Point B trong proposal tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp

SB được xem là những gì bạn có mà đối thủ cũng có. Ý tưởng của bạn đặc biệt, khác biệt, nhưng không dị biệt (không khả thi) – đáp ứng yêu cầu cơ bản về tính phù hợp, thực tế, khả thi. Mục đích là tạo sự an tâm cho khách hàng, đảm bảo các ý tưởng sẽ được thực hiện trơn tru.

Chúng ta có thể chứng minh bằng các thông số kỹ thuật, các công nghệ / kỹ thuật và thiết bị hiện hành được áp dụng, cách vận hành hay tổ chức thực hiện, những sự kiện có tính chất và quy mô tương tự mà bạn đã tổ chức thành công…Các thiết bị, công nghệ, kỹ thuật dùng trong lĩnh vực dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay hầu như rất phổ biến nên các công ty tổ chức sự kiện đều tiếp cận được. Vậy việc quan trọng là áp dụng cái gì, như thế nào, khi nào cho các ý tưởng của bạn. Đây được xem như những gì bạn có mà đối thủ cũng có.

4. B – Branding / Message: thương hiệu hay thông điệp trong tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp

Đây cũng là một yếu tố quan trọng bổ sung cho chủ đề nhằm để tạo ấn tượng đối với khách tham dự, làm cho họ ghi nhớ các thông tin được truyền tải trong sự kiện, nhắc khách tham dự nhớ về thương hiệu hoặc sản phẩm của khách hàng thông qua sự kiện tổ chức.

Những thông điệp này có thể được truyền tải bằng nhiều cách, nhiều phương tiện khác nhau và đúng thời điểm sao cho phù hợp với từng phần trong "câu chuyện” trong sự kiện. Các công ty tổ chức sự kiện có thể truyền tải thông qua các hạng mục in ấn và trang trí, video clip, thiết bị công nghệ, thiết bị trình chiếu, thiết bị ánh sáng, tiết mục biểu diễn…

Nội dung những thông điệp (gồm cả chủ đề) này tùy thuộc vào: tính chất hoặc mục đích của sự kiện, đối tượng khách tham dự, địa điểm tổ chức sự kiện, sự kiện được tổ chức bởi phòng ban nào của khách hàng (mỗi phòng ban của khách hàng khi tổ chức sự kiện sẽ có mục đích khác nhau, khách tham dự khác nhau)

Nếu làm tốt việc truyền tải thông điệp thì công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp khách tham dự ghi nhớ nội dung và ấn tượng với sự kiện mà họ tham dự. Đây cũng là một trong các mục đích quan trọng mà khách hàng yêu cầu đối với công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện.

5. C – Call to Action: có thể được hiểu trong event proposal là "commercial” (thương mại)

Các ý tưởng do công ty tổ chức sự kiện đề xuất trong event proposal ngoài việc mới lạ, đặc biệt, khác biệt (không dị biệt) mang tính sáng tạo thì phải gồm có các yếu tố: tính khả thi (thực hiện được), tính thực tế, phù hợp kinh phí. Ý tưởng dù có hay cỡ nào mà không bán được cho khách hàng (khách hàng không mua) thì nghĩa là ý tưởng đó chưa phù hợp với yêu cầu trong sự kiện này của khách hàng.

Mục đích cuối cùng của các công ty tổ chức sự kiện khi viết event proposal là thuyết phục khách hàng mua "sản phẩm” của mình.

Tóm lại, có rất nhiều cách viết event proposal nhưng công ty tổ chức sự kiện YesEvents tại Phú Quốc nhận thấy "Hiệp Sĩ Săn Bắt Cướp” (HSSBC) là công thức đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng. Các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cũng có thể sáng tạo ra những phương pháp viết event proposal cho riêng mình, miễn sao bán được cho khách hàng.

• For English: Corporate Event Proposals & HSSBC Method 
• Xem thêm: Viết Event Proposal và Tháp Maslow

Công ty YesEvents là công ty sự kiện uy tín với hơn 10 năm cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho khách hàng doanh nghiệp trong và ngoài nước. Hiện công ty sự kiện YesEvents có văn phòng tại Tp. Hồ Chí Minh, và tại Phú Quốc.